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内审员培训班关于内审员的作用解析

内审员的作用和职责分析

实验室的内审员,除肩负内审任务外,往往还是本实验室管理体系建设的骨干。不仅要对管理体系的运行进行检查、判定,还要对本实验室管理体系的建立和实施起着重要的支持和推动作用。

内部审核简称“内审”,是一种内部评价活动,这种评价是通过内审员的审核工作完成的。实验室的内审员,其发挥的作用及审核能力与素质如何,直接影响一个实验室内部管理体系审核的效果。实验室的内审员,除肩负内审任务外,往往还是本实验室管理体系建设的骨干。实验室的内审员,不仅要对管理体系的运行进行检查、判定,还要对本实验室管理体系建立和实施起着重要的支持和推动作用。


实验室的内审员应当发挥哪些作用呢?下面我们一起分享下:

监督作用

管理体系的运行需要持续地进行监督,这样才能有效、及时地发现问题并采取改进措施,这种持续监督主要是通过内审进行的,而内审的实施正是这支内审员队伍担当的。所以,从某种意义上说,内审员对管理体系的有效运行起着监督员的作用。

参谋作用

在内审时,内审员发现某些不符合项,要求受审核部门及时采取措施,对不符合项进行处置,消除产生不符合的原因。此时,他必须向受审核部门解释为什么这是一不符合项,这样对方才能针对不符合项找出原因,采取措施。在受审部门考虑纠正措施时,内审员可以提出一些改进意见供其选择。当受审核部门提出纠正措施计划时,内审员应决定是否可以认可,并说明认可或不认可的理由。在纠正措施计划实施时,内审员要主动关心实施的过程,必要时给予指导。这一切都说明内审员在内审工作中,绝不仅仅是一个“裁判员”,还应为改进管理体系想办法、出主意,成为一名优秀的“参谋”。


内审员基本的方法如下:

一、是少讲、多看、多听、多问。内审员在现场的时间有限,而需要采集的信息量又很大。信息(客观证据)只能通过看、问、听获得,因此只有少讲才能多获取信息。


二、是选择正确的对象提问。问题应该向负责进行该项质量活动的部门或个人提出,而不应向无关的部门或个人提问,否则就会文不对题,浪费时间。


三、是正确提出问题。内审员应明确地针对要了解的问题提问,用不着像商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的方式,更不要提出外行或错误的问题。在现场审核过程中,可采用封闭式和开放式相结合的方法进行提问。


四、是提问与索看相结合。内审员在提问时经常会问及文件及实际执行情况,这时可在提问中同时索取需要观看的文件或提出观看现场,这样就等于临时又增加了一些检查的样本,对检查起了补充作用。问看结合的做法,既可使审核步步深入,又可避免单纯问答的那种单调的方式,比较有效。


五、是注意观察易被遗忘的角落。内审前各部门一定会做出相应的准备,因此重点的文件框等一定会收拾得整整齐齐,但在某些地方常常会发现作废的文件、未经检定校准的仪表等等不该存放在现场的东西,所以观察视野要开阔一些,检查要细致些。


六、是创造一个良好的气氛。为使审核顺利进行,内审员应注意创造一个良好的气氛,使审核成为仿佛是在进行工作研究,而不使对方总感到自己是处于受审地位。为此,内审员应平等、和气待人,注意听人说话,认真记笔记,不时点头、注视、附和等方式对受审方谈话表示感兴趣等等。凡是要请对方出示文件或找一般工作人员谈话时,都应争得对方领导的同意。如发现了不符合项,要求受审方负责人认可时,要耐心说明理由。如果对方态度粗暴,也不要与之争吵,但仍然要以事实为依据,耐心讨论。若发现自己错了,要马上承认,并表示歉意,只有这样对待,才能使审核顺利进行。


七、是注重内部团结。在评价某一具体的不符合项时,要恰如其分,留有余地。对缺陷的责任,应强调考虑控制管理体系文件的原因,而不宜过分追究个别部门和个人的一时责任。在审核中不做有损其他部门和个人的评述。这样不但可创造一个和谐的气氛,而且有利于实验室内部的团结与建设。


八、是保证审核结果的有效性。在设计检查表时,要合理策划样本,保证样本的代表性,从而保证审核结果的有效性。在策划编制检查表时,既要注意依据审核准则策划查什么,也要注意根据不同的情况策划更方便、有效的检查方法以及合理的样本量。否则,到现场审核时由于工作紧张和时间有限,审核方法和样本量策划不周,容易导致审核不充分,影响审核结果的有效性。

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